Pilotez la Vie des Réseaux FttH
Découvrez dans cet article comment gérer et piloter les flux documentaires dans un projet RIP et plus particulièrement dans le contexte de la Vie des Réseaux (VDR)
Un constat…
Tous les projets de réseaux Telecom sont cadencés et jalonnés par la production documentaire. Que ce soit pendant le déploiement ou la VDR (Vie des Réseaux), ce sont des milliers voire des dizaines de milliers de documents qui sont exploités. Chaque document est un jalon dans l’avancement d’un processus qui constitue la fin d’une étape et le point de départ de l’étape suivante.
Les documents et les livrables sont au cœur du projet. Ils constituent un actif stratégique du réseau tant pendant la phase de déploiement que, plus tard, dans le cadre de la vie du réseau.
L’outil de gestion des actifs documentaires du réseau est déterminant pour bien gérer les flux documentaires durant la vie du projet.
… et un paradoxe.
Plutôt que d’utiliser une plateforme spécialisée, beaucoup de projets ont choisis d’éparpiller la responsabilité de la gestion de ces flux documentaires avec des outils plutôt « anciens » (mails, SharePoint, serveur de fichiers…) ce qui explique en grande parties les difficultés rencontrées sur les phases de déploiement des projets FTTH.
- Difficultés à partager efficacement l’information
- Difficultés à travailler avec la bonne version
- Difficultés à avoir une vision consolidée de l’avancement du projet
Pourtant un outil dédié de GED pour le suivi de la VDR serait rentabilisé dès la première erreur de version de plan (qu’il permet d’éviter !).
Une problématique GED exacerbée pendant la Vie du Réseau
Pendant la phase de déploiement, finalement assez courte à l’échelle de la durée de vie du réseau, les équipes sont relativement homogènes et sont toutes concentrées sur le même objectif. Malgré cela, elles rencontrent des difficultés à partager les informations et à se procurer les bonnes versions des livrables ! Imaginez alors qu’elle serait le niveau de difficultés sur une période beaucoup plus longue (25 à 30 ans) de la vie d’un réseau, voire 50 ans si on fait le parallèle avec le réseau cuivre d’anciennement France Telecom qui est encore en service !
Après le déploiement, on s’inscrit dans une période longue avec des gens qui ne vont pas rester sur toute la durée, avec des contrats de travaux et conception qui vont tourner tous les 3 – 5 ans en fonction du rythme des appels d’offre et avec en plus une multiplicité de typologie d’opérations contrairement à la phase de déploiement (extension, montée en débit etc…).
Les 4 caractéristiques essentielles d’une GED VDR
- Une plateforme de partage pour fluidifier le quotidien
- N’importe qui doit pouvoir retrouver l’information selon sa logique. Fini les outils éparpillés, tout est centralisé dans un référentiel unique accessible facilement quand on en a besoin.
- Un outil de pilotage « Tour de contrôle »
- Dans le cadre des processus de gestion de la VDR, tous les jalons sont constitués par la production d’un livrable. Donc si l’outil permet non seulement de ranger, retrouver et partager mais également de mesurer l’absence ou la présence d’un livrable sur chaque élément du réseau : on fait coup double ! Pas de travail supplémentaire : on se contente de ranger les livrables tout en ayant en même temps une image en temps réel de l’avancement du projet, ce qui est fait et ce qui reste à faire, et donc de piloter l’avancement.
- Pouvoir digitaliser les processus pour sécuriser les flux
- Il n’y a rien de pire que des documents qui s’échangent par une diversité d’outils et les emails qui se perdent. Un document doit toujours être dans un état donné.
- Pour retrouver naturellement une information
- Une personne qui n’était pas sur le projet au départ, et qui ne connait pas l’organisation documentaire, pourra retrouver facilement une information même 50 ans après.
Un outil de GED VDR est essentiel pour la gestion de la vie des réseaux mais il doit dépasser ce seul contexte pour devenir une véritable mémoire et une tour de contrôle pour le pilotage du projet.
2 axes pour bien gérer l’information
- 1 axe Arborescence documentaire
Qui dit document dit nécessité d’une arborescence documentaire. Cette arborescence est indispensable mais insuffisante. Sur une solution de type SharePoint par exemple, on finit par empiler les couches de classement avec des arborescences de très grandes profondeurs. La structure de l’organisation documentaire correspond à la logique de son créateur mais jamais à la logique de tous ses utilisateurs !
- 1 axe Base de données réseau
La puissance de la GED Knitiv RIP est de faire cohabiter cette arborescence de documents avec une base de données réseau. Non seulement on a l’arborescence regroupée par famille, mais on a par ailleurs un descriptif du réseau paramétrable.
Exemple en image d’une arborescence VDR Knitiv RIP
Le moteur de recherche
La recherche standard
Avec la GED Knitiv RIP fonctionne par croisement d’univers : « croise moi l’univers étude, enfouissement, Lot 1 » va retourner très précisément tous les fichiers qui sont à l’intersection de ces 3 univers à la fois soit « Les études qui concernent les opérations d’enfouissement sur les PM Lot 1 » ! C’est très différent d’une GED avec une recherche Full Text qui va extraire tous les documents qui contiennent ces mots avec un liste interminable à vérifier un par un pour identifier les fichiers intéressants.
La recherche avancée
Knitiv permet d’aller plus loin qu’une solution GED traditionnelle en suivant l’avancement du Projet par les flux documentaires. «Sors-moi toutes les opérations du NRO untel pour lequel je n’ai pas encore d’étude ».
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