La gestion des données et documents pour les patrimoines immobiliers complexes

Vous vous demandez peut être pourquoi s’équiper d’un logiciel de GED dédié aux gestionnaires de patrimoines immobiliers complexes ? Quelques éléments de réponse dans cet article !

Tous ceux qui ont essayé de piloter la maintenance et surtout les obligations réglementaires avec des solutions de GED classique comme un Sharepoint ou un serveur de fichiers, voire des outils métiers comme les GMAO, ont eu des difficultés à le faire pour de multiples raisons :

La complexité documentaire liée aux attestations

Les obligations réglementaires portent sur les équipements mais pour pouvoir justifier qu’elles ont bien été remplies, il faut produire une attestation… et donc produire des documents. Pour être sûr de gérer finement le sujet, il faut donc être en capacité de piloter les documents. On peut essayer de le faire avec des Ordres de Travail, on aura 1 OT qui pèse 5 ou 10 à 15 attestations. Et si on veut gérer les attestations dans la GMAO, il faut faire un OT à chaque fois ! C’est très Lourd.

« La GMAO trop basique pour assurer un pilotage documentaire »

À chacun son métier : une solution de GMAO est très pertinente pour la maintenance des équipements, faire du ticketing et piloter les interventions des techniciens. Quand il s’agit de suivre des obligations réglementaires (et quand bien même la GMAO intègre un module de GED), ces solutions restent toujours très basiques pour assurer un pilotage documentaire efficace…

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Des outils détournés de leur usage initial

Selon qui on est, le déploiement d’une solution de gestion automatisée de la maintenance n’est pas toujours pertinent !

Ainsi, pour les propriétaires de parcs immobiliers qui ont juste besoin d’avoir une image à jour de leurs bâtiments / équipements et de s’assurer qu’ils remplissent bien les obligations réglementaires, la GMAO est finalement très compliquée pour pas grand-chose. Ils n’ont pas besoin de gérer de manière aussi fine et détaillée les équipements… le détail est plutôt côté mainteneurs.

Utiliser la GMAO dans ce contexte rend l’outil lourd, compliqué à mettre en œuvre et cher… pour un usage « détourné » de son rôle initial.

Savoir partager l’information

Dans un contexte de besoin de partage et de s’assurer de la disponibilité des documents entre tous les acteurs qui gèrent le parc immobilier (aussi bien propriétaires qu’occupants), les GMAO ne sont pas les meilleurs outils conçus pour ces besoins-là.

Paradoxalement, les serveurs de fichier ou les solutions de type GED classiques (comme « Sharepoint ») deviennent vite débordés par la complexité bien qu’ils soient au départ conçus pour partager de l’information !

« On ne sait plus retrouver l’information, si on ne sait pas où elle a été rangée. »

Lorsque l’on gère un patrimoine immobilier important, il faut rapidement empiler les couches de classement et produire des arborescences de documents qui deviennent vite complexes, et de très grande profondeur : rapidement, on ne sait plus retrouver l’information si on ne sait pas où elle a été rangée.

Le seul moyen proposé par la plupart des GED « standards » est de faire rentrer tout le monde dans le même moule : le plan de stockage qui a été imaginé par un des acteurs. Mais la logique de l’un n’étant pas celle de l’autre et on finit par avoir beaucoup de mal à partager les informations entre de multiples intervenants !

… et aller plus loin !

Gérer un parc immobilier, que ce soient des bureaux, des agences appartenant à une entreprise ou des centres commerciaux gérés par une foncière etc…, ne signifie pas que des obligations, des livrables… c’est aussi pouvoir centraliser et piloter beaucoup de documents et de données concernant l’historique du parc : permis de construire, autorisations administratives, plans de prévention, plans d’accès etc… une plateforme GED comme Knitiv peut bien sûr gérer aussi toutes ses informations associées au parc.

Quel est le bon outil de GED adapté au Facility Management ?

Une GED « technique » doit posséder 3 caractéristiques essentielles afin de bien piloter un parc technique multisites :

La solution Knitiv IMMO a été bâtie sur ces 3 principes et bien d’autres comme l’agilité et la capacité de s’adapter en temps réel aux besoins qui n’ont pas été imaginés au départ du projet.

Comment fonctionne la GED Knitiv ?

Concept de réseau

La plateforme Knitiv repose sur un concept essentiel de « réseau ». Contrairement au GED classique ou aux serveurs de fichiers, il n’y plus de notions de fichiers et de dossiers, mais une toile d’information qui tisse des liens entre les documents et les données.

Quand on insère un document dans Knitiv, 2 questions suffisent pour le rattacher à la toile d’organisation:

• Qu’est-ce que c’est (typologie) ?
• Qu’est-ce que ça concerne (contexte géographique et technique) ?

L’outil de recherche permettra de ressortir l’information automatiquement en croisant l’information avec tous les univers qui sont déjà présent dans la toile : par exemple « sortir tous les documents CERFA X qui concernent tel PAC de la marque Y, mis en service en 2010… ».

Les extractions sont vraiment consolidées avec tous les nœuds reliés à ma recherche, contrairement à un moteur de recherche « full text » où l’on se retrouve avec une liste interminable de résultats contenant mes mots clefs. Avec Knitiv, fini les centaines de notifications « push » par email qui nous polluent au quotidien !

Pilotage par les flux documentaires

Au-delà de ranger des documents, il s’agit aussi de piloter la gestion de votre parc car tous les jalons du processus sont constitués par la production des livrables. Utiliser Knitiv, c’est avoir la capacité de prendre une « photo » de là où on en est afin de savoir ce qu’il reste à faire ! La présence ou l’absence de livrables stratégiques permet alors de mesurer l’avancement des taches.

« Sors moi tous les plans de préventions qui vont arriver à échéance pour telle société dans les 6 mois… »

Knitiv permet de piloter son activité par les flux documentaires grâce à un puissant système de requêtage sur la toile d’information. Il est possible de poser des questions personnalisées au moment du rangement de certains types de documents qui vont servir aux requêtes de pilotage ultérieures.

Un moteur « graphe», 2 interfaces :

Le moteur Knitiv repose sur une toile de connaissance dynamique (également appelé graphe) qui lie les données entre elles, et 2 interfaces :

Une interface orientée GED pour les utilisateurs au quotidien

Une interface à vocation Business Intelligence

L’outil de pilotage est livré avec des requêtes liées à vos usages et est personnalisable à l’infini avec vos propres requêtes pour bâtir vos tableaux de suivi en fonction des données et documents saisis dans la GED Knitiv. Knitiv possède aussi un module de  gestion de travaux supplémentaires pour suivre toutes les opérations sur devis, depuis la production du devis jusqu’au PV de réception.

Des intégrations avec vos outils métiers

Une des grandes forces de la plateforme Knitiv est de pouvoir très facilement s’intégrer à des applications tierces grâce à des connecteurs :

• Des outils de saisie de formulaires en mobilité
• Des GMAO pour maintenir à jour par ex le référentiel géographique et technique
• Des ERP, CRM, SIG… les interfaces sont adaptées aux gains de temps pour les utilisateurs

Un déploiement (vraiment) très rapide

Knitiv est une solution SaaS hébergée sur un Cloud sécurisé qui se déploie en 3 jours seulement.

• 2 jours pour décrire le fonctionnement, le besoin, le parc, l’existant de fonctionnement

Knitiv finalise une organisation documentaire personnalisée à partir des best practices identifiées par nos consultants.

• 1 jour pour former l’équipe, et c’est tout !

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