Conformité Réglementaire et Gestion Documentaire : où installer votre outil de pilotage de projets pour les parcs immobiliers multisites ?
Outil de Gestion Documentaire chez le Mainteneur ou chez le Propriétaire du Parc Immobilier : notre comparatif dans cet article !
Dans un contexte où la gestion des parcs immobiliers multi-sites devient de plus en plus complexe, le recours à des outils de pilotage de projets par les flux documentaires s’impose comme une solution incontournable pour des métiers où le document fait foi. Mais une question reste en suspens : qui doit gérer ces outils ? Doivent-ils être intégrés chez le mainteneur ou chez le propriétaire / gestionnaire du parc immobilier lui-même ? Cet article se propose de répondre à cette question en apportant des éléments de réflexion issus de retours d’expérience de nos consultants métiers et de nos partenaires AMO.
Des outils encore largement gérés par les mainteneurs
De manière générale, les outils de gestion documentaire agrémentés de processus métiers pour le pilotage de projets ne sont pas encore massivement déployés, notamment chez les propriétaires de parcs immobiliers. Les GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) installées chez les mainteneurs vont alors être utilisées pour le pilotage de projets en donnant au client l’accès à des indicateurs de reporting et quelques éléments documentaires. Autres cas de figure, les outils de gestion documentaire utilisés vont se révéler trop basiques, portés uniquement sur l’aspect documentaire, sans permettre le suivi d’avancement des projets.
Mais rappelons-le, dans nos métiers c’est le document qui fait foi auprès des organismes de contrôle ! Il convient donc pour chacune des parties-prenantes d’être en mesure de stocker et de retrouver les rapports et attestations réglementaires attendus.
Lorsqu’un outil de ged technique est finalement choisi, il est principalement géré par les mainteneurs des parcs immobiliers. Cela s’explique par leur rôle direct dans le suivi et l’exécution des opérations de maintenance, et par leur proximité avec les enjeux techniques des bâtiments. Les mainteneurs intègrent alors ces plateformes dans leur offre de services pour proposer un suivi complet aux clients donneurs d’ordres.
Des outils de plus en plus envisagés par les propriétaires
Néanmoins, la tendance évolue et les gestionnaires d’un parc immobilier important envisagent de reprendre la main sur ces processus. En effet, la réflexion autour de l’internalisation des outils de ged intelligente s’accélère, dans les grandes entreprises de retail par exemple, ou encore les institutions publiques de plus de 30 ou 40 implantations (soit environ 80 000 m2). Des acteurs comme Bordeaux Métropole, avec un vaste patrimoine immobilier, ont déjà mis en place des solutions internes pour gérer la planification de leur maintenance préventive, le suivi des contrôles réglementaires et le pilotage des observations jusqu’aux levées des réserves. Pour le propriétaire de parc, cette tendance témoigne d’un besoin de contrôle plus fort de la gestion de son patrimoine, et d’un grand intérêt à partager l’information avec tout son écosystème.
☝ En revanche, les propriétaires de plus petits parcs immobiliers (moins de 20 sites ou 50 000m2) n’ont pas encore franchi ce cap. Pour ces structures, ces outils sont jugés surdimensionnés en raison du manque de ressources humaines nécessaires pour assurer le suivi et la gestion au quotidien.
Mais qu’en est-il vraiment ?
Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le donneur d’ordres
Démo Application Métier Clé en Main dédiée au pilotage des Conformités Réglementaires :
Enfin, le temps investi et les coûts humains sont rapidement compensés. Vos collaborateurs peuvent se diriger vers des tâches à plus forte valeur ajoutée et laisser l’outil automatiser les tâches répétitives et administratives.
Toutefois, il est possible de limiter cette complexité si l’outil dispose d’APIs offrant une interconnexion avec les autres systèmes existants. L’utilisation d’APIs pour interagir avec les autres outils métiers utilisés permet ainsi d’intégrer la nouvelle plateforme sans surcharger le flux de travail mais au contraire d’optimiser les processus de l’entreprise.
Notez tout de même que la multiplication d’outils reste inévitable. Une plateforme unique répondant à tous les besoins de suivi d’un parc immobilier n’est pas réaliste. Il est toujours préférable de couvrir avec précision une partie des besoins avec un outil expert dans son domaine pour rendre vos collaborateurs sereins et efficaces.
Conformité réglementaire et gestion documentaire chez le mainteneur
Cela permet donc d’unifier la gestion des multiples projets simultanés et de proposer une offre tout-en-un au donneur d’ordres.
N'importe qui peut reprendre la main sur un projet et retrouver le devis que son collègue a déposé. Il suffit juste de trouver le numéro de projet et on a tous les éléments qui en découlent. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté Bouygues Énergies & Services.
Mémoire technique du patrimoine : Un atout pour tous
Revenons un instant sur la notion de mémoire technique des bâtiments. Que l’outil soit implémenté chez le mainteneur ou le propriétaire, la constitution d’une mémoire technique du parc est un avantage indéniable, de la phase de réalisation à la phase d’exploitation. Un outil de gestion documentaire comme Knitiv IMMO agrège tous les flux documentaires générés autour du parc immobilier et ouvre la possibilité de ré-exploiter facilement tout cet historique pour les besoins futurs.
En résumé, chez Knitiv on vous aide à :
- Centraliser et structurer efficacement vos données et documents attendus
- Assurer la traçabilité de vos opérations grâce à des workflows de validation
- Partager naturellement les informations entre vos différents intervenants en gérant vos droits d’accès
- Suivre la planification des travaux de maintenance et entretien des bâtiments via nos tableaux de bords
- Visualiser la conformité réglementaire du parc immobilier en temps réel
- À automatiser tout ça !
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Il n’existe pas de réponse universelle à la question de l’implantation d’un outil de gestion documentaire chez le mainteneur ou le propriétaire de parc immobilier. Cela va surtout dépendre de la structure du parc immobilier et des objectifs de gestion du propriétaire. Quelle que soit l’option choisie, l’important est de disposer d’un outil flexible et évolutif pour répondre aux besoins et surtout accompagner les évolutions de votre projet dans la durée.
Un projet comme celui de Bouygues Énergies & Services ne peut jamais être à 100% abouti et c’est le but ! Dès que l’on a une demande relative à de nouveaux usages, l’équipe Knitiv s’adapte très vite. Matthieu LANGUEBIEN, responsable d'activité Bourgogne Franche Comté.
En fin de compte, que l’outil soit hébergé chez l’un ou l’autre des acteurs, l’essentiel est qu’il serve efficacement à la gestion du parc immobilier multi sites. Une gestion immobilière optimale réside dans la collaboration étroite entre mainteneurs et propriétaires ; en combinant l’expertise technique de l’un et la vision stratégique de l’autre. Avec le soutien d’outils performants et adaptés aux défis du secteur.
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