Comment se réapproprier la mémoire technique de son parc immobilier ?
Centralisez les documents de maintenance et constituez la mémoire technique de votre parc en gardant l’historique des interventions.
Mettons-nous dans le contexte
Vous êtes propriétaires d’un parc immobilier multi-sites régional ou national. Vous sous-traitez les activités de maintenance de vos bâtiments et de vos équipements à des professionnels dont c’est le métier. Ces sociétés de maintenance s’occupent des chaudières, des ascenseurs, des climatisations ou encore de la sécurité incendie. Tout fonctionne jusqu’à ce que vous preniez conscience du problème. Vous n’avez aucune ou sinon très peu de visibilité sur les opérations de maintenance effectuées par vos sous-traitants.
Les livrables justifiant la bonne réalisation des travaux ou le remplacement d’un équipement sont partagés par échange de mails ou via un Sharepoint difficile à exploiter. Il devient compliqué de suivre l’état de santé de votre parc immobilier.
On nous exposent régulièrement cette situation. Malgré la priorité que représente le suivi des obligations réglementaires, on ne trouve pas d’outil optimal pour la gestion des nombreux intervenants et la dispersion des données relatives aux multiples sites. Les propriétaires de parc sont pourtant juridiquement responsables. Ce sujet s’est révélé être central pour un de nos clients, à la genèse de leur projet avec Knitiv.
Il nous fallait tenir la cadence face à un volume important de bâtiments à gérer. Nous n'avions pas d'autre outil qu'un tableau Excel. C'est peu pour optimiser toute une organisation. Sans oublier qu'une carence liée à ces contrôles peut nous faire porter une responsabilité pénale.
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Les difficultés de partage des documents techniques entre tous les intervenants d’un parc immobilier multisites peuvent entrainer :
Pour garantir la pérennité et la rentabilité de votre parc, il faut vous réapproprier les documents de maintenance et s’assurer de leur disponibilité en temps en heure et sur la durée. Il convient alors de mettre en place un outil permettant de centraliser tous ces documents et de constituer la mémoire technique du parc en gardant l’historique des interventions.
- La solution GED Knitiv IMMO est pensée pour cette utilisation. Elle vous permet d’unifier sur une seule et même plateforme les livrables produits par vos prestataires (attestations réglementaires, contrôles périodiques, PV de réserves, plants d’interventions, contrats, etc.).
- Un autre critère est de pouvoir retrouver rapidement la bonne information au bon moment. Grâce à sa technologie, la GED Knitiv IMMO se libère de l’arborescence fichiers-dossiers. Vous pourrez retrouver en 2 clics seulement les documents déposés par vos collaborateurs sans avoir à connaître leur logique de classement. Une simple recherche documentaire ou encore une requête intelligente vous présentera les documents attendus.
« Sors moi tous les rapports de bureau de contrôle produits en 2021 sur tous les bâtiments gérés par mainteneur X sur la Direction régionale Y »
- Plus qu’une GED qui range machinalement des documents, Knitiv IMMO est une tour de contrôle pour les propriétaires immobiliers. La plateforme vous aide à superviser en temps réel si une opération est « en cours » ou « terminée » ; en déterminant l’absence ou la présence des documents essentiels au processus de validation. Enfin, grâce aux tableaux de bord de suivi, vous pouvez automatiser vos requêtes et afficher directement vos indicateurs clés.
- Knitiv IMMO se connecte également aux outils de saisie en mobilité ou encore à la GMAO de votre mainteneur afin de remonter les données du terrain, pour un suivi opérationnel générant des gains de temps administratifs significatifs.
Outil de partage naturel entre tous les acteurs impliqués (Mainteneurs, Property managers, sous-traitants, Bureaux de contrôle, etc.) ; la GED Knitiv IMMO coche les critères essentiels à un suivi efficace de votre parc immobilier multisites. Adaptable et évolutive, notre solution se calque à vos spécificités et vous accompagne dans l’évolution de vos projets.
👉 D’autres aspects peuvent être pris en compte pour se réapproprier la mémoire technique de son parc immobilier comme l’utilisation de la technologie IoT. Vous pouvez enfin instaurer des audits réguliers, des visites de sites et des vérifications de processus. Ces actions associées assurent l’accessibilité des documents de maintenance et améliorent la gestion et la performance du parc sur le long terme.
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