GED réseaux et infrastructures multi-sites : les 4 questions importantes à se poser
Découvrez les questions clés à se poser pour choisir une GED adaptée à la gestion de votre réseau et de vos infrastructures multi-sites. Supervisez ainsi vos activités, d’une vision globale à un pilotage précis et régulier.
Pourquoi installer une GED ?
La Gestion Électronique de Documents est devenue un élément clé de l’efficacité et de la productivité des entreprises. Les réseaux et plus généralement tous les parcs d’infrastructures multisites sont fortement générateurs de flux documentaires. Un logiciel de GED performant permettra non seulement d’archiver ces flux, mais également de piloter le parc à partir de l’analyse des livrables générés par son exploitation. La mise en place d’un logiciel GED nécessite alors une réflexion préalable afin de garantir le succès de l’implémentation.
Voici les premières questions à se poser avant de choisir une GED adaptée aux besoins spécifiques de votre organisation :
1. Quels sont les objectifs pour votre entreprise ?
- Clarifier les objectifs de votre GED réseaux. Souhaitez-vous optimiser la recherche et la récupération des informations, réduire la dépendance aux supports papiers, améliorer la collaboration ou garantir la conformité réglementaire ? Définir clairement ces objectifs permettra de guider toutes les décisions ultérieures et d’élaborer une stratégie adaptée à vos besoins.
2. Quels types de documents seront gérés ?
- Identifier les types de documents que vous souhaitez gérer. Il peut s’agir de documents Cerfa, de reporting, de contrats, de factures client, de fichiers multimédias, de courriers électroniques, de formulaires saisis en mobilité, etc.
3. Quels sont les besoins de votre organisation en matière de partage sécurisé ?
- Évaluer les niveaux de confidentialité requis pour chaque type de document et identifiez les autorisations d’accès nécessaires. Un logiciel de GED doit offrir des fonctionnalités de contrôle d’accès, de chiffrement et de gestion des droits pour garantir la sécurité des informations sensibles tout au long de leur cycle de vie.
4. Quels sont les processus métiers à prendre en compte ?
- Examinez les processus métiers de votre organisation qui peuvent être intégrés à la GED. Identifiez les étapes qui nécessitent une collaboration, une validation ou une approbation. Un logiciel de GED bien conçu permet d’automatiser et de piloter ces processus, d’améliorer l’efficacité opérationnelle et d’assurer la traçabilité des actions.
Chez Knitiv, nous accompagnons nos clients sur toutes ces étapes.
La mise en place d’une GED réseaux nécessite une réflexion approfondie dès le départ. En effectuant l’analyse de vos objectifs et de votre existant (nature des documents, plan de stockage, périmètre géographique, processus métiers) ; vous pourrez choisir un logiciel adapté à vos besoins spécifiques. Cela vos permettra d’améliorer le pilotage de vos activités, les collaborations avec vos partenaires et votre écosystème métier, la conformité des projets et enfin la rentabilité de votre organisation grâce à une gestion documentaire efficace.